El buzón de voz es un sistema centralizado de manejo de
mensajes telefónicos para un pequeño o gran grupo de personas.
Permite a los usuarios recibir, almacenar y gestionar
mensajes de voz de las personas que le llaman cuando se encuentra ausente o con
la línea ocupada.
Los buzones de voz se han convertido en una funcionalidad
siempre presente en los sistemas telefónicos de casi todas las compañías.
Están disponibles en sistemas de telefonía fija, móvil y en
aplicaciones de software como Elastix y muchos otros.
Manos a la
obra.
Una vez creada la extensión en nuestro sistema, debemos
habilitar la opción de “Voicemail & Directory” la cual debe quedar de la
siguiente manera:
Con esta configuración
ya tendremos habilitada la opción en la extensión de correo de voz, detallo las
opciones relevantes a continuación:
Status Acá tenemos la opción de habilitar /deshabilitar la posibilidad
de buzón de voz a nuestra extensión.
Voicemail Password En esta opción definimos la clave que será utilizada
por el usuario para escuchar sus mensajes de voz propiamente desde el teléfono digitando el código * 97. (Es altamente recomendable que esta contraseña sea la misma del
usuario web si el usuario cuenta con este y obviamente que sea numérica)
Email Address Con esta opción tenemos la posibilidad de
notificación a nuestro correo electrónico.
Email Attachment Junto con la opción anterior si llegamos a
habilitar esta casilla, tenemos la posibilidad que el sistema nos haga llegar a
nuestro correo electrónico, el mensaje recibido en formato WAV.
Con esto ya tendríamos la extensión habilitada para
recibir mensajes de voz.
Ahora bien, si lo que necesitamos, es un buzón de voz
general (para varios usuarios o departamento), debemos crear una extensión y habilitar
las opciones anteriores.
Debemos tener presente, que como esta opción ya no es
personal, es un buzón por ejemplo para el departamento de ventas, esto lo
recalco porque el código de la funcionalidad será *98, una vez ingresado desde
nuestro teléfono el sistema nos pedirá primero el buzón este va a ser la extensión
que hayamos creado, la clave será la que hayamos asignado.
Con esta opción se nos abre una ventana de posibilidad,
cito algunas ideas:
·
En el uso de,
Day / Night Mode Control: Para habilitar el correo de
voz, solo en horarios que nadie esté
disponible para contestar la llamada.
·
En caso de,
por decisión del negocio por ejemplo se decida cerrar la línea, pero se pretenda
brindar/ devolver la llamada por alguna razón, con esto se logra que el
llamante tenga la opción de dejar un mensaje con sus datos de contacto.
·
Como opción, cuando por ejemplo, la llamada está
timbrando en una cola de llamada y esta no es contestada, se puede hacer el desvió
al buzón de voz.
·
Como opción dentro de un IVR.
Las opciones son muchas, nada más identificar nuestra
necesidad.
Si tienen consultas o recomendaciones, hacerlas llegar al
correo:
